长大办通[2007]30号    2007年12月11日公布

第一章  总则

第一条  为了加强对档案的科学管理，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合长沙学院档案工作的实际情况，制定本条例。

第二条  学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。

第三条  学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

第四条  学校实行部门立卷档案制度，逐步做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章  管理体制及基本任务

第五条  综合档案室是学校档案工作归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；以各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。根据学校实际和需求，条件成熟的系部可在综合档案室的指导下设档案分室。档案分室归综合档案室及主管业务部门的双重领导。

第六条  学校综合档案室的基本任务和职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校的档案工作；

（二）制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作，主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务；

（五）参加信息工作的整体化建设；负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

（七）培训学校专（兼）职档案工作人员业务；

（八）开展档案的利用和宣传工作；

（九）完成学校领导及党委（院长）办公室下达的其它工作。

第七条  学校机关各部门、各直属单位、各院系单位须指定一位负责人分管本单位档案工作，根据需要配备1-2名兼职档案工作人员。

第三章  档案工作人员

第八条  学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第九条  学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

第十条  学校档案工作人员（包括专职及兼职）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》中职改字[1986]第39号，实行专业技术职务聘任制。

第四章  经费、库房和设备

第十一条  学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并单独立项。学校各职能部门应保证本部门档案基础工作所需的档案装具等设备。

第十二条  根据档案工作规划以及档案室今后建筑设计规范和设备的要求，加强档案库房及设备的建设。进一步实施档案计算机管理和缩微化管理。

第五章  文件材料的形成和归档

第十三条  各单位档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、立卷，并按归档要求，经本单位负责人审查合格后归档。

第十四条  对于个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向档案人员移交，任何个人不得占为已有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案室捐赠档案资料者，学校予以奖励。

第十五条  学校档案室要注意向国内外征集与学校有关的各类文件材料和资料，应注意收集建国前学校的各类档案以及合并调整中移交的档案。

第十六条  学校对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。

第十七条  文件材料的归档范围分为十类。（见附件）

第十八条  归档要求

（一）实行部门和科研课题组立卷的部门立卷制度，由主管业务部门统一归档。学校各部、处、系、室、工会、团委、馆等均为立卷单位，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。禁止用字迹不牢固的书写工具。

（三）文件材料整理后，拟制移交清单，向学校综合档案室移交归档。

（四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

第十九条  归档时间

（一）学校党群、行政、教学 、科研、财会、 后勤服务等部门，应在次年十二月底前将上一年的文件材料归档。

（二）各系毕业生成绩总表和照片档案，应在本学期放寒假前归档。

（三）基建项目、重大科研课题和全校性重大活动，应在项目完成一月内归档。

第二十条  档案的保管期限分为永久、长期和短期。规定原则为：

（一）凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，便为永久保存；

（二）永久保管为50年以上，长期保管为16年至50年，短期保管为16年以内。

第六章   档案的管理

第二十一条  学校综合档案室在接受档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一分类、登记、编目、排列。

第二十二条  档案的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第二十三条  已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审查核准，并签署意见，交学校综合档案室归档。

第二十四条  单位撤消、合并及有关部门人员调动时，必须办好档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。

第二十五条  对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况表。

第二十六条  档案库房要坚固，要做好“八防”工作（即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁）。

第七章  档案的开发和利用

第二十七条  学校综合档案室及各档案分室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好档案利用工作。

第二十八条  未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公开档案。

第二十九条  学校各部门查阅本部门归档档案，经办人可直接到档案室查阅；查阅非本部门归档的重要档案，须经归档部门同意。

第八章  档案的鉴定和统计

第三十条  档案鉴定工作由学校档案室、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。

第三十一条  销毁档案，应造具清册，经分管校长批准后，鉴定小组指定两人以上进行鉴销，批准人、鉴销人都要在销毁档案清册上签字。

第三十二条  学校档案室指定专人负责统计工作，建立健全各门类档案台账，并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析，向上级有关部门报送档案统计数据。

第九章  考核、奖励和处罚

第三十三条  学校建立档案工作检查和评估制度，对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员（专职或兼职）给予表扬和奖励。

第三十四条  建立健全档案工作年度考核制度，并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作有院长办公室协调有关职能部门和业务部门进行。考核单位以立卷部门为对象，个人以兼职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的单位，其主管领导兼职档案员年终考核不能评定为优秀。

第三十五条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案实施办法》规定的程序和处理方法给予处罚。

第十章  附则

第三十六条  本条例由党委（院长）办公室和学校综合档案室负责解释

第三十七条  本条例自二〇〇六年元月一日起执行。

附件：综合档案十大类归档范围

一、党群工作类  主要包括中央及地方各级党政机关和学校党务管理的文件材料、学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

二、行政管理类  主要包括中央及地方各级政府机关和学校行政管理的文件材料、学校行政的各种文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

三、教学活动类  主要包括反映学科建设、专业设置、教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

四、科研活动类  主要包括科研综合管理和各科研课题从科研准备到科研成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料。

五、基本建设类  主要包括基建综合管理和各工程项目（包括新建、扩建、改建、维修）等全过程形成的文件材料。

六、仪器设备类  主要包括仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀有的仪器设备（价值在五万元上）的全套随机技术文件以及在接受、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

七、出版物类  主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书和出版发行记录等。

八、外事活动类  主要包括外事综合管理和学校有关部门人员出席国际学术会议（含在国内举行的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳台专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文件材料。

九、财会类  主要包括财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。

十、声像类  主要包括上级领导来校视察、学校领导的重要活动、兄弟单位来校访问、学校党务行政各方面重要工作、主要会议、重要纪念活动的照片（包括底片）、录音带、录像带、影片等有关文件材料。