长沙学院合同管理办法

作者:祝磊 时间:2017-10-12 点击数:

第一章 总则

  第一条   为加强学校合同管理,规范合同行为,预防合同纠纷,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》以及其他相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

  第二条   学校对外签订的合同、协议、意向书以及其他具有合同性质的法律文书等(以下统称"合同"),依照本办法进行管理。劳动人事合同的管理办法另行制定。

  第三条 除标的金额在1万元以下的即时清结合同之外,凡涉及学校与法人、其他组织或者自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的事项,均应当订立书面合同,严禁拆分合同金额规避学校合同管理。

  第四条 学校合同分为重大合同、重要合同和一般合同。所涉事项应经党委会批准立项或经费支出金额在50万元以上的合同为重大合同,所涉事项应经校长办公会批准立项的合同(不含经费支出金额在50万元以上的合同)为重要合同。重大合同、重要合同以外的其他合同,为一般合同。

  第五条 订立、履行合同,应当遵守法律、法规、规章,应符合《长沙学院章程》和学校有关规定,遵循平等互利和诚实守信的原则,维护学校的合法权益,不得谋取私利,不得擅自对外出具承诺函、担保函、对账函、答复函等文件。

  第二章 管理机构与职责

  第六条   法律事务办公室是学校合同归口管理部门,主要承担以下职责:

  (一)组织起草和实施合同管理制度;

  (二)协调法律顾问对合同进行法律审查;

  (三)负责合同签订拟办工作;

  (四)负责合同专用章的保管使用;

  (五)负责全校合同总台账及统计;

  (六)组织开展全校合同监督检查;

  (七)组织开展合同业务培训与交流;

  (八)完成学校规定的其他合同管理工作。

  第七条 除非学校另有规定或做出特别指定,下列合同的经办部门按照如下原则确定:

  (一)人才培养类合同

  以特定专业的本科人才培养为标的的合同,由该专业所属教学单位为合同经办部门;不涉及特定专业的,以教务处为合同经办部门。

  以特定专业的研究生人才培养为标的的合同,由该专业所属教学科研单位为合同经办部门;不涉及特定专业的,以负责学校研究生管理的职能部门为合同经办部门。

  以人才培养为标的的涉外合同,以国际合作与交流处为合同经办部门。

  (二)科技类合同

  科研课题研究合同,由课题负责人所属科研单位为合同经办部门。

  以特定学科的科技合作事项为标的的合同,由该学科所属科研单位为合同经办部门;不涉及特定学科的,则以科技处为合同经办部门。

  (三)经营类合同

  以食堂经营、学生生活用水供应、电信基站运营、门店经营以及使用学校房屋、土地、设施从事其他经营服务为标的的合同,后勤处为合同经办部门。但以校内交通经营服务为标的的合同,保卫处为合同经办部门;以校园网络经营服务为标的的合同,网络与现代教育技术中心为合同经办部门。

  (四)资产类合同

  以教学科研设备、非经营性房屋等非经营性资产的出租、出借、担保为标的的合同,占有使用单位为合同经办部门。

  以专利、著作权、非专利技术、商业秘密等智慧成果的产生、使用(不含对外投资)和处置为标的的合同,形成该智慧成果的科研单位为合同经办部门。

  以学校形象识别系统(含商标)的产生、使用(不含对外投资)、处置为标的的合同,党政办公室为合同经办部门。

  对外投资方面的合同以及以有形资产的处置为标的的合同,资产管理处为合同经办部门。

  (五)采购类合同

  货物类采购合同以采购申请单位为合同经办部门。

  服务类采购合同,以采购申请单位为合同经办部门,但采购代理合同以资产管理处为合同经办部门,以工程预算造价、招标控制价、工程结算价的审核为标的的合同,审计处为合同经办部门。

  工程类采购合同,基建工程采购以基建处为经办部门,电子与智能化工程采购以网络与现代教育技术中心为经办部门,维修工程采购合同以后勤处为经办部门。

  (六)其他合同:以对合同标的事项承担实施职责的单位为合同经办部门。

  若合同标的事项由两个以上部门承担实施的,以承担主要实施职责的单位为合同经办部门,承担协助实施职责的单位为合同协办部门。

  合同标的事项为两项以上的,主要标的事项的承担实施单位为经办部门,其他事项的承担实施单位为协办部门。

  对合同经办部门、协办部门的确定存在争议的,由对该合同具有审批权的校领导指定。

  第八条 合同经办部门主要承担以下职责:

  (一)按照规定组织开展合同事项的可行性分析论证,办理立项申请手续;

  (二)审查合同相对方资质、资格、资信状况;

  (三)按相关规定组织合同洽谈;

  (四)拟订合同草案或初审合同相对方提交的合同草案;

  (五)将合同草案及相关材料提交拟办;

  (六)办理合同审查、会签、审批、签署、备案、成立、生效等有关手续;

  (七)负责学校合同义务履行的组织、协调,检查督促合同相对方履行合同义务;

  (八)负责处理本部门经办的合同所引起纠纷;

  (九)建立本部门合同管理台账,按照法律事务办公室要求报送本部门合同报表;

  (十)完成学校规定的其他合同管理工作。

  第九条 合同协办部门主要承担以下职责:

  (一)根据学校决定参与合同洽谈;

  (二)根据拟办意见参加合同会签;

  (三)核实合同内容,协助合同的履行;

  (四)根据学校决定参与处理合同纠纷;

  (五)完成学校规定的其他合同管理工作。

  第十条 对合同所涉事项具有监督管理职责的单位为合同业务审查部门。合同业务审查部门主要承担以下职责:

  (一)根据学校决定参加合同洽谈;

  (二)根据拟办意见参与合同的审查;

  (三)对合同履行提供相关业务指导;

  (四)根据学校决定参与合同纠纷处置;

  (五)完成学校规定的其他合同管理工作。

  第十一条 合同业务审查部门按照如下原则确定:

  (一)涉及计划财务管理且确需进行业务审查的,以计划财务处为合同业务审查部门;

  (二)涉及采购以及资产管理且确需进行业务审查的,以资产管理处为合同业务审查部门;

  (三)按照学校规定需要事前进行审计监督的,以审计处为合同业务审查部门;

  (四)涉及人才培养管理且确需进行业务审查的,按培养对象和性质不同由教务处或其他有关归口管理部门作为合同业务审查部门;

  (五)涉及科研管理且确需进行业务审查的,以科技处为合同业务审查部门;

  (六)确需进行其他方面业务审查的,按照职责分工由相应业务主管部门为合同业务审查部门。

  合同是否确需进行业务审查,由法律事务办公室根据学校规定、合同立项以及起草情况酌情拟办确定。

  第三章   合同的订立

  第一节 合同起草

  第十二条 合同签订之前,拟订立合同事项必须已落实资金来源,进行了必要性及可行性分析论证,并按照学校有关规定办理了立项手续。

  第十三条   合同签订前,合同经办部门应当审查合同相对方的资格、资质、资信状况,要求其提交合法证件(法人、其他组织为营业执照、资质证书、组织机构代码证等,自然人为居民身份证)复印件,并核对原件;必要时应要求合同相对方提交资金信用或担保;对资信不明或资信不好又不能提供担保的,不得与其签订合同。

  第十四条   合同草案原则上由合同经办部门组织起草,确需由合同相对方起草的,合同经办部门应当积极谈判,严格按照本办法的相关要求进行初步审查和修改。

  第十五条   合同草案的起草或初步审查,原则上应按照学校颁布的合同示范文本进行;学校没有颁布示范文本的,原则上按照政府部门、行业协会颁布的示范文本进行;没有相关示范文本的,参照学校已签订的类似合同起草、审查。

  第十六条   采取竞争性谈判、招标等方式签订合同的事项,采购文件所附合同文本的起草、拟办、审查会签、审批参照本办法的相关规定执行。

  通过电子卖场采购货物的,采购订单、竞价公告的起草、拟办、审查会签、审批、确认下单、电子合同的确认、电子签章、合同备案等事项的管理办法另行制定。

  第二节 合同拟办

  第十七条 合同起草或初步审查修改完毕后,合同经办部门应提交以下材料报法律事务办公室拟办:

  (一)合同审批单(填写好相关内容);

  (二)合同草案(经办部门骑缝盖章);

  (三)采购类合同须提交相关采购文件,其中工程类采购合同须提交预算审计文件;

  (四)除经费支出金额在经办部门负责人审批权限内的采购类合同外,其他合同须提交所涉事项的立项请示及批准文件。尚未立项的,经业务分管校领导或法律事务办公室同意,可只提交立项请示,阐明合同所涉事项的基本情况、经费资产投入情况、实施必要性及可行性等,合同审批通过即视为已立项。

  (五)法律事务办公室要求补充的其他材料。

  第十八条 对于符合要求的拟办申请,法律事务办公室根据本办法以及学校有关规定拟定合同审查会签部门的范围,确定是否进行法律审查,确定合同类型及审批层级。

  合同的经办部门、协办部门、业务审查部门以及相关校领导不同意拟办意见,须在合同审批表上说明理由,由对该合同事项具有审批权的校领导或决策会议处理。

  第三节 审查会签

  第十九条 合同经办部门须按照拟办意见提交协办部门、业务审查部门、法律顾问审查会签。

  第二十条 纵向科研课题合同、按照学校颁布的示范文本拟定的一般合同、标的金额在50万元以下的货物类政府采购合同可免于法律审查,但合同经办部门、法律事务办公室或有关校领导要求进行法律审查的除外。

  第二十一条 合同经办部门同意会签审查意见的,应当按照意见对合同草案进行修改,并提交出具意见的部门确认。对审查会签意见存在异议的,应书面说明理由,由对该合同具有审批权的校领导、相关决策会议决定。

  第二十二条 合同审查会签意见原则上应当在三个工作日以内完成,特殊情况可以适当延长。各部门在审查会签过程中,有权要求合同经办部门提供合同草案的电子版以及审查所须的其他相关材料。

  第四节 合同审批

  第二十三条 所涉事项按规定应经党委会批准立项的合同须提交党委会审批,但党委会审议后决定授权校长办公会、校长审批的合同以及已先行经党委会批准立项且实质性条款未超出立项范围的合同除外。

  第二十四条 所涉事项按规定应经校长办公会批准立项的合同须提交校长办公会审批,但校长办公会审议后决定授权校长或其他校领导审批的合同以及已先行经校长办公会批准立项且实质性条款未超出立项范围的合同除外。

  第二十五条 下列合同呈报校长或校长授权的人员审批:

  (一)一般合同;

  (二)合同事项已先行经党委会、校长办公会批准立项且实质性条款未超出立项范围的重大合同、重要合同;

  (三)党委会、校长办公会决定授权校长审批的重大合同、重要合同。

  校长办公会决定授权其他校领导审批的特定合同,由获得授权的校领导审批。

  第二十六条 对于提交党委会、校长办公会、校长审批的合同,正式提交审批前须报业务分管校领导审核。

  第二十七条 合同草案审批通过后,若合同相对方提出修改,合同经办部门应列明修改的条款,并提出明确的处理建议,再重新提交法律事务办公室拟办。

  第二十八条 本节所称实质性条款是指关于标的物名称、数量(规模)、合同价款、合同期限等方面的条款。

  第五节 合同签署

  第二十九条 学校合同由校长或者校长授权的人员签署。授权签署合同的,校长保留亲自签署的权利。

  第三十条 授权签署合同的,委托代理人须按照审批通过的合同原本签署,需要出具授权委托书的,合同经办部门须提交授权委托书代拟稿连同合同草案一并报送会签审批。

  第三十一条 对外签订合同原则上应使用学校合同专用章。确需使用行政公章的,合同经办部门须说明理由。学校所属单位和人员不得擅自以学校或本单位名义签订合同。

  合同经办部门申请合同用印时须向法律事务办公室提交合同审批单、合同原本和合同正本,并由合同经办人员进行用印登记。对于未取得授权的人员签署的合同以及未按照合同原本签署的合同,不得申请加盖学校印章。

  第三十二条 合同的签署,原则上应当让合同相对方先行在合同上签字盖章,或者同时交换各方已办完签字盖章手续的合同文本,或由双方同时签字盖章。

  确需将学校先行签字盖章的合同交寄对方签字盖章的,应要求合同相对方出具收据,确保合同相对方及时向学校送达合同文本。严禁在空白合同书上加盖学校印章。

  第三十三条 合同相对方为单位的,合同应当由其法定代表人或委托代理人签章,并加盖该单位行政公章或合同专用章;合同相对方为自然人的,合同应当由其本人当面签署,必要时要求合同相对方捺手印。

  合同经办部门应当核对合同相对方签字、盖章的真实性,应将授权签约代表的身份证明、授权委托书存档。

  第三十四条 合同正式文本份数根据需要确定,但学校至少应执两份。

  合同签订后7日内,合同经办部门须提交一份合同原件给法律事务办公室备案。未经法律事务办公室备案的,合同协办部门不得给予协助。

  须合同协办部门协助履行的,须将合同复印件提交该部门作为协助履行的依据,但涉及经费收支的合同,须提交一份原件给计划财务处办理财务手续。

  第三十五条 按照有关规定或双方约定需要到有关部门办理审核、批准、公证、登记或备案手续的合同,合同经办部门应当按规定办理审核、批准、公证、登记或备案手续。

  第四章   合同的履行

  第三十六条 合同事项原则上必须在合同生效后方可履行。因自然灾害、不可抗力等紧急事由必须先行处置的,经具有审批权限的校领导或相关会议批准,合同经办部门可先行处置,但事后应当出具情况说明并及时补办合同审批手续。

  第三十七条 合同生效后,合同经办部门负责合同的跟踪、监控,推动合同的实施,及时向业务分管校领导、必要时向校长和有关决策会议报告合同履行情况,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

  合同协助部门有义务积极协助合同的履行。

  第三十八条 合同相对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同经办部门应当及时采取措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据,及时督促其履约,追究违约责任。

  第三十九条 有下列情形之一的,合同经办部门应当启动预警机制,及时主张权利,履行义务,采取措施预防和应对合同风险的发生:

  (一)出现不可抗力,可能影响合同正常履行的;

  (二)法律、法规、规章修改或者废止、政策重大调整,可能影响合同正常履行的;

  (三)订立合同时的客观情况发生重大变化,可能影响合同正常履行的;

  (四)合同相对方财产状况或经营状况恶化导致丧失或者可能丧失履约能力的;

  (五)合同相对方预期违约的;

  (六)其他可能存在合同风险的情形。

  第四十条   采购类合同的中标(或成交)人履行合同后,合同经办部门应按照学校采购管理的有关规定组织验收,验收不合格的应及时采取相关补救措施。若出现保修范围内的质量问题,须通知合同相对方承担保修责任,不得擅自使用学校资金维修。

  第四十一条 对具有下列情形的事项,计划财务处应当拒绝付款:

  (一)应当签订合同而未签订合同的;

  (二)合同经办部门擅自以本部门名义签订合同的;

  (三)未经法律事务办公室备案的;

  (四)财务审批手续不完备的;

  (五)未按规定验收的,无验收合格证明材料的;

  (六)收款单位名称、账号及开户银行与合同约定不一致的;

  (七)付款金额、方式等不符合合同约定的;

  (八)其他按规定应当拒绝付款的情形。

  第四十二条 合同的变更或解除参照本办法第三章规定的合同订立程序进行,但基建、维修工程施工过程中进行变更签证的,按学校有关工程变更签证管理的规定执行。

  第四十三条 合同事项在合同期限届满时仍须持续进行的,合同经办部门应预先进行准备,确保学校按照规定在合同期限届满前办理好合同续签或新订合同的手续。

  第四十四条 对于涉及资金往来、资产使用的合同,合同经办部门在合同终止时应当主动清理往来账款和资产归还及完损情况,及时采取有效措施,防止学校资产流失。

  第五章 合同的监督

  第四十五条 合同经办部门应建立动态的合同台账,每年1月10日前将上年度合同履行、终结以及其他情况以报表形式报送法律事务办公室。

  法律事务办公室建立合同管理总台账,定期组织监察处、审计处、计划财务处、资产管理处、科技处等部门对全校合同事务集中检查,并向校长办公会提交书面报告,合同经办部门应当根据检查监督意见进行整改。

  第四十六条 所有经济类重大合同事务均须接受专项审计,经济类的重要合同事务接受抽样审计。审计处是经济类合同的审计监督部门,并出具经济类合同审计报告。

  第四十七条 纪委办公室(监察处)是合同管理的纪律检查和监督部门,负责查处合同事务办理过程当中的违法违纪行为。

  第四十八条 办理合同事务具有下列情形之一的,根据学校有关规定追究相关责任人员的责任(含经济责任);构成违纪的,给予纪律处分;涉嫌犯罪的,移送司法机关处理:

  (一)擅自以学校名义或本部门名义签订合同的;

  (二)合同经办部门未严格审查合同相对方资质、资格和资信情况导致学校损失的;

  (三)合同经办部门因过错未发现合同重大缺陷或未听取会签审查意见导致学校损失的;

  (四)合同协办部门、业务审查部门不履行或不正确履行合同管理职责导致学校损失的;

  (五)在合同签订、履行、变更、解除以及纠纷处理过程中超越权限以及滥用权限的;

  (六)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷的;或发生纠纷后,隐瞒情况、不及时汇报或不及时采取措施的;

  (七)合同经办部门怠于主张或擅自放弃合同权利的,或怠于主张或擅自放弃追究合同相对方违约责任的;

  (八)与合同相对方或第三人恶意串通或收受贿赂的;

  (九)合同经办部门不按规定收集、保管合同资料,不及时办理合同备案手续和报送合同报表的;

  (十)合同经办部门不配合合同事务检查监督工作或拒绝按照检查监督意见整改的;

  (十一)其他违反法律、法规、规章和学校规定,造成学校损失的情形。

  第六章   附则

  第四十九条 学校与合同相对方发生合同纠纷的,依照本办法以及学校法律事务管理的相关规定处理。

  第五十条 学校所属机构对于合同签订、履行及纠纷处理过程中形成的所有资料,包括但不限于合同文本、采购文件、授权委托书、资质资格资信证明、往来函件、校内审核审批文件等,均应妥善保管,不得遗弃、丢失和损毁,防止秘密外泄,并按照学校档案管理规定及时归档。

  第五十一条 本办法所称合同审批表、立项申请报告格式、授权委托书范本由法律事务办公室组织起草,统一制发。

  学校合同示范文本由法律事务办公室组织相关部门拟定,报校长办公会审定。

  第五十二条 本办法所称"以下"均不包含本数,所称"以上"均包含本数。

  第五十三条 本办法由法律事务办公室负责解释。

  第五十四条 本办法自颁布之日起施行,原《长沙学院合同管理办法》(长大发〔2013〕61号)同时废止。


Copyright© 2017 长沙学院党政办公室/发展规划处 All Rights Reserved