长沙学院公文处理工作实施细则

作者:祝磊 时间:2015-01-07 点击数:

长大办通〔2015〕2号

第一章总 则

第一条为推进学校公文处理工作的科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发﹝2012﹞14号)、《湖南省党政机关公文处理工作细则》(国发﹝2012﹞40号)和长沙市党政机关公文处理的有关规定,结合学校实际,制定本实施细则。

第二条本条例适用于校内各单位公文处理工作。

第三条学校公文是学校党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达指令,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条学校公文实行统一管理。党政办公室是学校公文处理的管理机构,主管并指导全校的公文处理。各单位应明确一名负责人分管公文处理工作,并确定专职或兼职文秘人员负责本单位日常公文的处理工作。

第二章公文种类、发文类别及适用范围

第七条公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过后的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十三)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、问询和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十四)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条学校使用的发文类别及适用范围:

(一)《中共长沙学院委员会文件》(长大党)适用于学校党委传达贯彻党的方针、政策,发布学校做出的重要工作部署。

(二)《中共长沙学院委员会》(长大党)适用于向上级党组织报告、请示工作;转发上级党组织的文件,批转下级党组织的重要报告、请示;任免党内和群团干部。

(三)《中共长沙学院委员会会议纪要》、《长沙学院党政联席会议纪要》适用于记载党委会议、党政联席会议主要精神和议定事项。

(四)《长沙学院文件》(“长大报”、“长大发”、“长大通”、“长大教”、“长大科”、“长大学”)

“长大报”主要用于向上级请示、报告工作。

“长大发”主要用于学校行政传达贯彻上级的方针、政策、指示;部署全局性工作,发布重要决定,任免行政干部,聘任与解聘教师。

“长大通”用于批转有关部门的涉及全校、有指导意义的文件,安排部署阶段性重要活动事项等。

“长大教”用于教学类下行文。

“长大科”用于科研类下行文。

“长大学”用于学生管理、招生、就业类下行文。

(四)《长沙学院院长办公会议纪要》适用于记载院长办公会议主要精神和议定事项。

(五)《长沙学院党政办公室》(长大办通)适用于党政办公室根据学校党委、行政授权,传达、部署重要工作,转发有关部门文件,通知有关事项等。

(六)《长沙学院》(长大、长大函)适用于学校与不相隶属或者平行的单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准其主管事项。

第三章公文格式

第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,用6位阿拉伯数字标注在首页左上角。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。根据公文涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”,根据国家有关规定和工作需要标注保密期限。未标注保密期限的公文按国家有关规定办理。密级和保密期限标注在首页左上角份号下方。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。紧急程度标注在首页左上角,涉密公文标注在密级下方。

(四)发文机关标志。使用小标宋体字,字体为红色。字号不大于上级发文机关标志的字号。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,只标注主办单位发文字号。发文字号居中或偏左排列;其中,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注,年份全称标注在六角括号内,发文顺序号不编虚位,不加“第”字。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号、签发人姓名组成。签发人栏目设在发文字号右侧,与居左的发文字号处在同一行。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中尽量避免使用标点符号,确需使用的,可以使用书名号、引号、顿号、连接号和括号。标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整。多行排列一般呈梯形或菱形。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称或规范化简称、同类型机关统称。主送机关位于标题的下方,正文上方,顶格排印,后面加冒号。决定、意见、通报、通告、章程、规定、条例、办法、会议纪要、工作要点等文种,不标注主送机关。

(九)正文。公文的主体。结构层次较多时,序数应当依为用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。第一层小标题用黑体字,第二层小标题用楷体_GB2312;第三、四层小标题用仿宋_GB2312。公文的首页必须显示正文。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。有多个附件的,用阿拉伯数字标注附件顺序号,依序标注附件名称。正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件名称回行时,与上行附件名称的首字对齐。附件名称后不使用标点符号。

(十一)发文机关署名。应用全称或者规范化简称,位于正文右下方,与正文的末行一般隔两行。联合行文时,各联署机关一般应纵向排列。

学校公文中除会议纪要、督查通报以外,其他的都应在正文之后署名。

(十二)成文日期。一般以文件的最后签发日期为准;联合行文以最后签发者签发的日期为准;学校有关政策条例性文件,以决策机构批准日期为准;会议通过的文件,以通过日期为准。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关公章,并与署名机关相符。党政联合行政需加盖2个印章时,成文日期左右各空7字,党委印章在前,2个印章均压成文日期,印章排列整齐,互不相交或相切。

当公文排版后所剩余空白处不能容下印章时,应采取调整行距和字距的措施加以解决,使印章与正文同处一面,不得采用“此页无正文”的方法。

有特定发文机关的普发性公文可以不加盖公章,会议纪要、督查通报、长大办通不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围内等需要说明的事项,居左空二字加圆括号标注在成文日期下一行。请示应当在附注处标注联系人姓名和联系电话。

(十五)附件。正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排在版记之前,与正文一起装订。不能与正文一起装订时,应当在附件左上角标注公文的发文字号,并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十六)抄送机关。除主送机关以外需要告知公文内容的其他机关。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关顺序排列。

(十七)印发机关和印发日期。学校党委、行政文件的印发机关“长沙学院党政办公室”。印发日期为公文的送印日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(十八)页码。公文面码顺序号。单页码居右空一字,双页码居左空一字标注。公文的正文与附件一起装订时,页码应当连续标注。

公文如有附表,表格长宽比例与版心比例相同,阿拉伯数码要对齐数位;横排表格,应当将页码置于表格左侧,单页码置于表格左下角,双页码置于表格左上角;单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

“函件”首页不标识页码。

第八条公文的版式按照《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012)执行。

第九条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条公文的文字一律从左向右横排,原则上一般每面排印22行,每行排28个字。

第四章发文办理

第十一条发文办理是指以学校党委、行政名义制发公文的过程,一般包括公文起草、审稿、拟办、会批、签发、校对、用印、发布等程序。

第十二条以学校党委或行政名义制发的公文原则上由公文主办部门负责起草文稿。根据职能分工,相关职能部门为公文主办部门,涉及多个职能部门的,牵头部门为公文主办部门。起草公文应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广 泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。经协调仍不能达成一致意见的,起草部门应当列明各方理据,提出倾向性意见报学校党委或行政裁定。

(七)起草涉密公文,应当拟定密级和保密期限。

(八)起草紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要拟定紧急程度。

(九)各部门负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

第十三条公文文稿签发前,应当由学校党政办公室审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现学校发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见,未协商一致的事项是否提出处理意见及依据。

(四)结构是否合理,观点是否鲜明,材料是否充实;文种是否正确,格式是否规范,密级和保密期限是否准确,紧急程度是否恰当。

(五)文字、数字、计量单位、人名、地名、时间、引文、标点符号是否准确规范。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十四条经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

第十五条公文应当经学校领导审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发。

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

学校领导一般不直接签发未经党政办公室审核的公文。

第十六条涉密公文应当通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输,禁止通过互联网或者其他非涉密网络等渠道传递传输涉密公文。

第五章收文办理

第十七条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、编号、拟办、签批、承办、催办、督办、答复等程序。

第十八条收文由学校党政办公室安排专人负责。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定分送范围。批办性公文应当由党政办公室负责人提出拟办意见并报学校领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。

第十九条阅知性公文一般按学校领导职务排序从前往后传阅,批办性公文一般按学校主要领导批示意见进行传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏转、误转、延误。

第二十条紧急公文应当明确办理时限,承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复来文单位;涉及其他部门职权范围内的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;需报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见。

第二十一条党政办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文由专人负责催办。

第六章公文管理

第二十二条学校公文由党政办公室统一管理。机要文件的管理另行制定管理办法。

第二十二条学校按照规定对公文进行定期清理。对修订的公文及时重新发布;对撤销和废止的公文,及时公布公文目录。

公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第二十三条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退和销毁。

第二十四条公文办理完毕,党政办公室文秘工作人员应于每年第一季度内,将上年公文的正本、副本、定稿及有关材料整理好,按档案管理的要求立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十五条公文归档,应当根据其相互关系和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映主要工作情况,以便于保管和利用。

第二十六条不具备存档和保存价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后,可定期销毁。销毁涉密公文,要严格按照有关规定进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销、不错销、不泄密。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第九章附则

第二十七条党政机关公文含电子公文。电子公文与纸质公文具有同等效力。

第二十八条本条例由学校党政办公室负责解释。

第二十九条本条例自2014年10月1日起施行。原《长沙学院公文处理条例》(长大党[2007]43号)同时废止。

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